To z kolei, powinno oznaczać większą sprzedaż, wyższe marże i zadowolenie klientów, a więc w konsekwencji wyższe zyski firmy. Na sukces organizacji składa się jednak tak wiele czynników, że w praktyce niezwykle trudne jest określenie wpływu konkretnego szkolenia na efekty finansowe firmy.

Może warto więc skorzystać z uproszczonego modelu, w którym porównujemy koszty szkolenia e-learningowego z szacunkowymi kosztami analogicznego szkolenia przeprowadzonego w formie tradycyjnej?

Jeżeli jesteśmy przekonani, że szkolenie jest naszym pracownikom potrzebne, wówczas to proste porównanie pozwoli nam zdecydować, która forma szkolenia jest efektywniejsza finansowo.

W jaki jeszcze sposób mierzycie efektywność finansową e-learningu?

Jedziesz rano do pracy. Nagłówki gazet krzyczą o wycieku danych z dużej instytucji cieszącej się zaufaniem. Hakerzy zapowiadają następne ataki, w tym na firmę, w której pracujesz. Co możesz zrobić, aby temu zapobiec i zostać superbohaterem? Przyjeżdżasz do pracy. Od niedawna zajmujesz się projektem wdrożenia systemu informatycznego. Kontrahent przysłał Ci dane do umowy i odpis z KRS.  Na co należy zwrócić uwagę? Zarząd domaga się planu projektu wdrożenia i oceny jego efektywności. Wszystko według obowiązującej w korporacji metodyki zarządzania projektem. Jak to zrobić?

Oto pierwszy przykład sposobu na pasjonujące i skuteczne szkolenie – opowiadanie historii. Opowiadanie historii wspiera naturalną dla naszego mózgu metodę uczenia – posługiwanie się przykładami. Aby utrwalić wiedzę, warto testować ją natychmiast.  Historie, przykłady i zadania te muszą być tak dobrane, aby bohaterowie i ich problemy były zgodne z kontekstem, w którym wiedza się przyda czyli zawodowymi celami, projektami i zadaniami.

Ostatnim filarem skutecznego i pasjonującego szkolenia jest zaskoczenie. Szczególnie warto je stosować do tych fragmentów szkolenia, które szczególnie warto zapamiętać.

Przede wszystkim, od wykonawców szkoleń e-learningowych powinniśmy spodziewać się jasnego przedstawienia harmonogramu działań, dokładnie opisującego poszczególne etapy realizacji projektu. Wykonawca powinien poinformować nas w którym momencie będzie oczekiwał naszej pomocy przy tworzeniu szkoleń, a kiedy my możemy liczyć na otrzymanie od niego informacji/materiałów.
Firma e-learningowa powinna, także jasno przedstawić z czego będzie się składała wersja ostateczna szkolenia: zarówno po względem ilościowym jak i jakościowym, rozpoczynając od ilości ekranów szkoleniowych, poprzez omówienie zastosowanych elementów dydaktycznych po liczbę minut nagrań lektorskich. Te informacje pozwolą nam na kontrolowanie wykonanej usługi i zweryfikowanie wersji końcowej szkolenia.
Bezwzględną sprawą jest także możliwość wprowadzania zmian na kliku etapach prac:
a. tworzenia scenariusza szkolenia – gdyż nie zawsze wykonawca dobrze zrozumie kontekst i cel szkoleniowy,
b. otrzymania przykładów graficznych – gdyż wizja grafika może się mijać z naszymi potrzebami,
c. otrzymania pierwszej wersji szkolenia – tak by dalsze prace przy tworzeniu szkolenia toczyły się prawidłowym torem,
d. otrzymania wersji finalnej szkolenia – by ostatecznie dopracować szkolenie do naszych oczekiwań.
Dostawcy rozwiązań e-learningowych powinni pozostawać z nami w ciągłym kontakcie, gdyż w każdej chwili mogą się pojawić sprawy wymagające omówienia bądź przedyskutowania. Dostawcy, muszą się liczyć z tym, iż szkolenia e-learningowe dedykowane powinny być „uszyte” dokładnie na naszą miarę tj. odpowiadające naszym potrzebom.
Jeżeli posiadamy własny system do zarządzania e-learningiem, wykonawca szkoleń powinien także pomóc nam przy uruchamianiu, w momencie kiedy pojawią się jakiekolwiek nieprawidłowości. Wykorzystanie wiedzy osób pracujących w firmach e-learningowych pozwoli na sprawne rozwiązanie problemów związanych z nieprawidłowo działającymi szkoleniami na naszych platformach e-learningowych.
Można stwierdzić, że częsty kontakt z dostawcą rozwiązań e-learningowych powinien nas cieszyć, a nie irytować, gdyż dzięki temu otrzymamy produkty spełniające nasze oczekiwania i zrealizują się pokładane w nim założenia szkoleniowe.

Jakiego rodzaju pytania można zawrzeć w szkoleniu e-learningowym?

Do najpopularniejszych rodzajów pytań wykorzystywanych w szkoleniach e-learningowych należą:

• pytania Prawda/Fałsz
• pytania jedno- i wielokrotnego wyboru
• pytania polegające na wpisaniu prawidłowej odpowiedzi słownie lub liczbowo
• zadanie łączenia elementów w pary
• krzyżówka
• wskazywanie odpowiednich miejsc na obrazku
• uporządkowanie elementów w kolejności
• gry i symulacje zachowań z drzewem decyzyjnym

W przypadku pytań otwartych np. Napisz dlaczego…, Wypisz 5 przykładów… ponieważ techniczne możliwości weryfikowania co użytkownik wpisał są mocno ograniczone.

Zobacz Przykłady pytań i testów.

Ile pytań powinno znaleźć się w teście?

Można tu podać mnóstwo źródeł z literatury psychometrycznej, ale… nie zapominajmy o użytkownikach. I zdrowym rozsądku. Można przyjąć, że test nie powinien przekraczać 10 pytań. Ważny jest przede wszystkim dobór treściowy pytań, a ten wynika z zakładanych celów szkolenia, czyli odpowiedzi na fundamentalne pytanie – po co użytkownikom ta wiedza?

Konstrukcja pytań

Wszystko zależy oczywiście od tematu szkolenia. Jeśli naszym zadaniem będzie ułożenie pytań do testu w szkoleniu e-learningowym, warto przypomnieć sobie szkolne „zadania z treścią”. Test powinien służyć wykorzystaniu wiedzy przedstawionej w szkoleniu w kontekście codziennych zadań pracownika. Treść pytań może więc polegać na rozwiązywaniu problemów, a nie tylko sprawdzaniu wiedzy. Przykład:

Test – jeden czy kilka?

Szkolenie można poprzedzić testem wstępnym (pretestem).  Uczestnicy uzyskają dzięki niemu informację zwrotną jaki poziom wiedzy i umiejętności posiadają i na co powinni zwrócić uwagę. Doborem odpowiednich pytań zajmie się dydaktyk po stronie dostawcy. Warto zwrócić uwagę na zastosowanie pretestu, szczególnie gdy wiemy, że ze szkolenia korzystać będą osoby o różnym poziomie kompetencji w danym temacie. Szkolenie może być tak skonstruowane, że w zależności od wyniku w preteście użytkownicy mogą rozpocząć kurs od tego fragmentu, który jest dopasowany do ich potrzeb edukacyjnych.

Co kilka ekranów w szkoleniu pojawiają się ćwiczenia. Ich zadaniem jest przede wszystkim utrwalenie zdobytej wiedzy – nowych pojęć i umiejętności. Ćwiczenia powinny być elementem każdego szkolenia e-learningowego.

Z reguły na końcu szkolenia pojawia się test zaliczeniowy. Wyniki w nim decydują o pozytywnym bądź negatywnym zakończeniu szkolenia.

W szkoleniu e-learningowym można ustawić przede wszystkim:

• ile razy użytkownicy mogą podchodzić do testu
• ile razy użytkownicy mogą odpowiedzieć na pytanie w ramach jednego podejścia
• jaki jest próg zaliczenia
• czy czas przeznaczony na rozwiązywanie testu ma być ograniczony

Moim zdaniem lepiej dać użytkownikom możliwość kilkukrotnego podchodzenia do testu i do pytania. Pozwala to zminimalizować stres związany z testem i uniknąć pomysłowych prób nieuczciwego rozwiązania testu:)

Najlepszym przykładem na to są sporty drużynowe: piłka nożna, siatkówka, koszykówka. Jeden zawodnik meczu nie wygra, ale gdy cała drużyna będzie stanowiła zgrany kolektyw to wówczas szanse na zwycięstwo znacznie wzrastają. W biznesie jest podobnie. Wszyscy pracownicy pracują na sukces swojej firmy. Jeżeli ktoś nie będzie dobrze wykonywał swoich obowiązków, firmie będzie się wiodło gorzej, a co za tym idzie sytuacja pracowników stanie się niepewna.
Podczas współpracy z zewnętrzną firmą e-learningową, kontakt trenerów z osobami projektującymi
i tworzącymi szkolenia e-learningowe jest niezbędny! Dedykowane szkolenia, czyli „szyte na miarę”, są w pełni dopasowane do potrzeb Klienta tak by jak najefektywniej dostarczyć wiedzę pracownikom. By tak się stało materiały na podstawie których ma zostać utworzone szkolenie muszą zostać opracowane w odpowiedni sposób. Firma e-learningowa powinna poinformować Klienta jak wkład merytoryczny powinien zostać dostosowany do tego by nadawał się do bycia podstawą tworzonego szkolenia. Po przekazaniu tego materiału wykonawcom wraz z informacjami kto jest odbiorcą szkoleń, jaki jest cel szkolenia i w jakim środowisku ma zostać osadzona fabuła szkolenia, opracowywany jest przez wykonawcę scenariusz szkolenia, który następnie trener ocenia i nanosi swoje uwagi. Ten etap pracy trenera jest o tyle ważny, że jest to ostatni moment na inne nakierunkowanie wykonawców e-learningu. Po dokonaniu akceptu scenariusza, firma e-learningowa rusza z pracami technicznymi polegającymi na tworzeniu szkolenia. Następną rolą trenera wewnętrznego jest ocena gotowego już szkolenia i zgłoszenie uwag do niego. Powinien on sprawdzić całe szkolenie pod kątem założonych celów i przekazanych materiałów merytorycznych.
Reasumując, trener wewnętrzny powinien współpracować z wykonawcą szkoleń e-learningowych poprzez następujące działania:
1. Dostosowanie materiałów merytorycznych wg wskazówek wykonawców szkolenia e-learningowego.
2. Określenie m.in: celu szkolenia, adresatów, głównych założeń.
3. Wprowadzenie uwag do scenariusza szkolenia, otrzymanego od Wykonawcy.
4. Akceptacja gotowego szkolenia e-learningowego.
Nie zapominajmy o tym, że najważniejszą kwestią jest bezpośredni kontakt pomiędzy trenerem i osobą z firmy e-learningowej, która odpowiada za wykonanie szkolenia. Pojawiające się pytania i wątpliwości należy wyjaśniać w momencie pojawiania się, by nie wstrzymywać prac nad szkoleniem i nie popełniać niechcianych błędów.

Szkolenia gotowe i dedykowane niosą za sobą zasób wiedzy, który jest przekazywany odbiorcom za pomocą technologii informatycznych wykorzystujących elementy multimedialne, graficzne, procesy uczenia się i zawierających określoną treść merytoryczną. Dokonując konsumpcji posiłku w miejscu typu „fast food” nie mamy możliwości wyboru tego co wchodzi w skład zamawianej kanapki czy zestawu. Możemy jedynie wybierać spośród listy gotowych już dań. W restauracji natomiast, możemy powiedzieć kelnerowi co chcielibyśmy zjeść, co lubimy, a czego nie. Kelner doradzi nam co może być dla nas dobre i zasugeruje najlepsze rozwiązanie. Sami możemy również wybrać czy na talerzu mają się znaleźć frytki czy ziemniaki, surówka czy warzywa gotowane, bardziej przypieczone mięso czy słabiej. Kompozycja dowolna. Otrzymamy danie takie, na jakie dokładnie mamy ochotę. Podobnie jest ze szkoleniami. Decydując się na szkolenie gotowe, otrzymujemy produkt który został już stworzony i nie podlega modyfikacji. Z góry zostaje nam narzucona forma i treść szkolenia. Nie mamy wpływu na nie. Po prostu wybieramy szkolenie, kupujemy, odtwarzamy.

Inaczej ma się sytuacja ze szkoleniami dedykowanymi. Tutaj, podobnie jak w restauracji, sami możemy zdecydować co otrzymamy. Dobieramy odpowiednią treść jaka ma być podstawą merytoryczną szkolenia, nakreślamy jaki cel chcemy osiągnąć poprzez udostępnienie tego szkolenia pracownikom, wybieramy jakie elementy dydaktyczne mają zostać zastosowane. Dzięki temu otrzymujemy produkt w 100% dopasowany do naszych potrzeb i oczekiwań. Efektywność szkoleń dedykowanych jest znacznie większa od szkoleń gotowych, gdyż są one opracowane specjalnie dla nas i pod kątem naszych wymagań. Cóż smakuje nam lepiej: standardowe danie wybrane z listy, czy dopasowany do naszego gustu posiłek składający się z tego co lubimy? (czyt. Szkolenie gotowe wybrane z katalogu szkoleń, czy szkolenie dedykowane „szyte na naszą miarę”).

Oczywiście pozostaje kwestia rachunku jaki przyjdzie nam zapłacić po dokonaniu zamówienia. Wbrew pozorom, rachunek po odejściu od kasy w „fast food” i w „smacznej restauracji” nie musi się wiele różnić. Chcąc nasycić się posiłkiem w szybko obsługowych lokalach jesteśmy zmuszenia zakupić wiele rzeczy, a w restauracji konkretny jeden posiłek zapewne wystarczy.

Szkolenia gotowe i dedykowane różnią się. W zależności od naszych potrzeb dokonujemy wyboru korzystając z jednych bądź drugich. Tak samo jak czasem idziemy na posiłek do „fast food”, a czasem do restauracji.
A co jest zdrowsze?

Przygotowanie szkolenia elearningowego wymaga odpowiednich zasobów. Potrzebne jest odpowiednie oprogramowanie (narzędzia autorskie, narzędzia do obróbki multimediów) oraz ludzie z odpowiednimi kompetencjami (grafika, animacja, dydaktyka medialna, czasami programowanie). Nieliczne organizacje mogą sobie pozwolić na stworzenie wyspecjalizowanej komórki zajmującej się e-learningowej. Wymaga to zatrudnienie sztabu ludzi, co nawet przy dużym zapotrzebowaniu na szkolenia raczej nie jest opłacalne.

Co zatem można i warto robić samemu?

• określić temat  i cele szkolenia, czyli przede wszystkim odpowiedzieć konkretnie na pytanie – z czego chcę przeszkolić moich pracowników i do czego potrzebna im ta wiedza/ te umiejętności
• przygotować materiały, czyli udostępnić gotowe lub przygotować materiał na podstawie którego będzie opracowane szkolenie
• udostępnić przydatne zasoby, czyli zasady identyfikacji wizualnej, wykorzystywane ilustracje, nagrania video i audio (np. rozmów telefonicznych z klientami), wzory pism przydatne z uwagi na temat i cel szkolenia
• kontrolować jakość wykonanych prac, czyli przede wszystkim poprawność merytoryczną kursu, poprawność działania na stanowiskach pracowników i prostotę obsługi, ale już niekoniecznie dobór ilustracji czy obiektów dydaktycznych
• zebrać informację zwrotną od pracowników na temat szkolenia, czyli sprawdzić czy temat został dobrze dobrany i  przedstawiony, jak pracownicy wypadli w teście i co sądzą o szkoleniu

Do dostawcy, mówiąc krótko, należy obróbka techniczna. Liczy się wysoka jakość grafiki i nagrań oraz poprawność działania, ale przede wszystkim takie opracowanie treści, aby przejście szkolenia było pasjonujące, a treści z niego przydatne.

Pomysł 1. Szkolenie e-learningowe jako wstęp do tradycyjnego

Zanim kursanci wezmą udział w szkoleniu z trenerem zapoznają się podstawowymi zagadnieniami i pojęciami poprzez szkolenie e-learningowe. Szkolenie tradycyjne jest wówczas okazją do dyskusji i zajęć warsztatowych. Korzyścią dla trenera jest wówczas fakt, że w szkoleniu uczestniczą osoby z wyrównanym poziomem wiedzy w danej dziedzinie. Zamiast przeznaczać połowę czasu szkolenia na wykład, trener może od razu przejść do praktyki.

Pomysł 2. Szkolenie e-learningowe zamiast skryptu

Często po zakończeniu szkolenia uczestnicy otrzymają wydrukowane slajdy lub zwarte materiały. Nierzadko trafiają one potem na półkę i nie są używane. Aby uczestnicy szkolenia mogli wrócić do treści poruszanych na szkoleniu można przekazać im dostęp do szkolenia na platformie e-learningowej. Oprócz atrakcyjnie przygotowanych i interaktywnych materiałów, na platformie można przeprowadzić ankietę ewaluacyjną oraz udostępnić narzędzia do komunikacji z trenerem np. na forum. Platforma może służyć także jako repozytorium materiałów – prezentacji, artykułów, linków do ciekawych blogów itp.

Pomysł 3. Przeplatanka

Można sobie oczywiście wyobrazić sytuację kiedy uczestnicy korzystają z e-learningu zarówno przed jak i po szkoleniu tradycyjnym. Weżmy za przykład szkolenie z przywództwa. Na początku szkolenie e-learningowe wprowadzające do omawianych w szkoleniu koncepcji i zapoznanie z kluczowymi pojęciami. Następnie warsztat z trenerem i dyskusja na temat stylu kierowania. Po zakończeniu uczestnicy znów logują się na platformie e-learningowej, aby wypełnić ankietę ewaluacyjną i skorzystać z gry symulacyjnej pozwalającej wykorzystać zdobytą wiedzę.

Pomysł 4. Test i ankieta na platformie e-learningowej

Informację zwrotną dotyczącą skuteczności i przydatności szkolenia trenerzy często zdobywają za pomocą testów i ankiet. Najczęściej są to wersje papierowe, które trzeba wydrukować, skopiować, zebrać a następnie przeanalizować. Ten żmudny proces można zastąpić przygotowaniem pytań do testu lub ankiety i udostępnieniem ich użytkownikom na platformie e-learningowej. System sam policzy wyniki i przygotuje statystyki.

Podsumowując…

Powyższa garść pomysłów nie wyczerpuje tematu synergii szkoleń e-learningowych z tradycyjnymi. Podsumowując można stwierdzić, że szkolenie e-learning może z powodzeniem zastąpić część wykładową, dając szansę na lepsze wykorzystanie czasu szkolenia na ćwiczenie umiejętności. Platforma e-learning zaś doskonale sprawdzi się jako zintegrowane centrum komunikacji, materiałów i uzyskiwania informacji zwrotnej.